>> Заяц в Розовой Юбке На Страже Продуктивности. Часть Вторая.

Приветствую,

Итак, сегодня мы продолжаем разговор о моей девиантной системе управления рабочим процессом.

В прошлый раз я по чуть-чуть рассказал обо всех инструментах. Настало время рассмотреть сам процесс.

———-

Но, для начала, — небольшое лирическое отступление. Как вы, наверняка, знаете, я обожаю бартер и искренне считаю, что грамотное его использование поможет бизнесам не только выживать, но и развиваться в эти непростые времена.

Именно поэтому у моей Молескиново-Гэтэдэшной эпопеи появились первые бартерные партнёры:

1. Сервис «Всё Ли Сделал», чьи создатели любезно предоставили мне «полный» аккаунт, чтобы я смог испытать возможности проекта  «по полной программе». От себя добавлю, что Всё Ли Сделал на данный момент — один их самых маркетингово вменяемых российских вебдванольных стартапов. Он сразу был ориентирован на монетизацию аудитории через платные аккаунты, а не на бессмысленный набор регистраций. Такой подход заслуживает всяческого уважения.

Кроме того, функционал сервиса действительно отличный (об этом — чуть ниже)

2. Киевский магазин подарков «Комод», любезно  предоставивший мне кучку Молескинов, которые прямо сейчас мчатся в город на Неве ценной бандеролью. Кстати, кроме Молескинов в ассортимента «Комода» есть куча других прикольных вещей. Мне, например, очень приглянулись мятые чашки для Эспрессо. Или вот самогонный аппарат — тоже чудесный.

——————-

Но вернёмся к статье.

Часть вторая. Система обработки информации

Как я неоднократно говорил, в основе моей системы управления рабочей деятельностью лежит методология GTD. Коротко освежу основные моменты.

Вся поступающая вам в голову / руки / куда там ещё информация должна быть зафиксирована в едином хранилище «входящие».

После попадание в это хранилище, информация обрабатывается и, далее, либо выбрасывается, либо сортируется в одну из следующих категорий:

• Календарь – в который заносятся только те события, которые не могут быть совершены в другой день. Дни рождения, жёсткие встречи и т.д.
• Списки следующих действий — классические «туду листы», где чётко обозначены те физические действия, которые вам нужно сделать в ближайшее время.
• Списки «когда нибудь / может быть» – в которых содержится информация об идеях и проектах, которые вы, возможно, захотите реализовать в будущем
• Списки ожиданий – сюда мы заносим те задачи, которые должен для нас выполнить кто-то другой
• Материалы по проектам — здесь собраны дополнительные материалы по текущим проектам (файлы, ТЗ, схемы и.т.д.)
• Справочная информация — материалы, к которым вы часто обращаетесь (шаблоны, бланки и.т.д.)

К слову, я не буду выкладывать в этих статьях сканы страниц моих блокнотов. И не потому, что это суперконфиденциальная информация. Причина банальна до неприличия. Дело в том, что я — переученный на правую руку левша и, как следствие, сам не всегда могу разобрать то, что написал:)

Так, что-то вступление затянулось. Поехали.

>> Входящие

В зависимости от контекста, для фиксации входящих раздражителей, я использую следующие инструменты:

• Диктофон Olympus WS 110 – в день я делаю порядка 50 голосовых заметок, которые несколько раз в неделю обрабатываются и сортируются. Новая шутка, интересная цитата, «фишка» из очередного семинара или аудиокниги, которые я потребляю в астрономических количествах (в моём айподе сейчас около 40 гигабайт различного информационного контента, на ноутбуке ещё три раза по столько).
• Блокнот с розовым зайцем – его я использую, когда нахожусь в шумной обстановке. У цифровых диктофонов есть один существенный недостаток – они отлично «цепляют» посторонние шумы, что очень сильно мешает распознаванию записей.
• Сотовый телефон (какой-то плоский сониэрик, не помню модель), с которого я отправляю заметки в EverNote через сервис Всё Ли Сделал. Эта связка – усовершенствованная версия диктофона. Суть процесса: я звоню по специальному номеру, проговариваю то, что хочу занести во «входящие» и меньше чем через минуту моя заметка в аудио и текстовом виде появлятся в EverNote.
• Лоток для бумаг из серии Ikea Document – в который я собираю все входящие печатные документы: счета, директ-мейлы, какие-то записки, книги, распечатки «на почитать» и пр. Лоток чистится каждый вечер.
• Папка Inbox на рабочем столе windows, в которую скидываются все входящие файлы. Полностью вычищается раз в неделю.

Вот такой вот некислый набор «входящих» позволяет фиксировать действительно всё и в любых условиях. Основной принцип — не записали идею = её у вас не было.

Идём дальше

>> Инструменты Фиксации Напоминаний

> Календарь

Здесь «лежат» напоминания о задачах, которые должны быть выполнены в какой-то конкретный день. Я пользуюсь двумя инструментами:

Еженедельник Moleskine Pocket Soft Cover — мне удобно видеть неделю на развороте и понимать, что меня ожидает в каждый из дней.

Google Calendar — с ним я общаюсь посредством уже знакомого вам сервиса Всё Ли Сделал — набираю номер, говорю «Гугл Календарь встреча с Васей завтра в 12.00» и уже через пару секунд событие добавлено в календарь. Получается очень технологичная и чертовски недорогая (150 рублей в месяц за базовый аккаунт) замена личному секретарю. Кроме того, в гугл календаре есть смс напоминания.

> Блокнот «Когда Нибудь-Может Быть»
Книжка, куда я записываю проекты, за которые сейчас взяться не готов, но которые могут мне быть интересны в будущем. Сейчас для этих целей я использую Moleskine Volant Xsmall формата, но в ближайшее время сменю его на блокнот формата pocket — мне нужно больше места.

Для быстроты ориентации, записи в блокноте разбиты на 5 категорий:

• Consuming – всякие штуки, которые надо приобрести в обозримом будущем. К примеру, часы Sleep Tracker.
• Книги для прочтения — каждую пятницу я пересматриваю список, выбираю 2–3 жертвы, заказываю их на озоне, в понедельник мне уже приходят книги. На этой неделе под раздачу попадут «Дневники Гения» Сальвадора Дали, «Латеральное Мышление» Де Боно и «Лекции по античной философии» Мераба Мамардашвили (хотя последнюю книгу, конечно, я за неделю не осилю).
• Фильмы и сериалы, которые я хотел бы посмотреть. На этой неделе у меня серии Lie to Me за последние 2 месяца и Franklyn с Евой Грин — больше, думаю, не успею.
• Места — места и события, которые я хотел бы посетить. Например, съездитьнаконецнакубусколькоможнотянутьгридинтвоюмать или «сходить на выставку Самурайского Оружия в Военно-Артиллерийском музее».
• Проекты — на которые нет времени / желания сейчас, но которые я хотел бы реализовать в будущем. Например, «записаться на курсы телеведущих» (палю тему, «видеопродажники» — это новый хит американского инфобизнеса. Сначала Ебан Пэйган с Guru MasterMind, потом, буквально пару дней назад, Фрэнк Керн с MassControl 2.0. Будем разбираться.

> Спиcки следующих Действий

Этот блок содержит инструменты, задача которых — напоминать о действиях, которые можно сделать прямо сейчас. Тут есть очень важный момент, который не понимаю большинство начинающих гэтэдэшников – действие – это именно ДЕЙСТВИЕ. К примеру, составить договор на консалтинг – это не действие, а проект, который состоит из нескольких действий, следующим из которых может быть, к примеру, «позвонить однокласснику Васе (он сейчас известный юрист) и спросить, сможет ли он взяться за эту работу».

Для фиксации такого рода напоминаний я использую 2 инструмента:

Блокнот Action Pad — Moleskine серии Cachier формата Pocket. В него я сплошняком (то есть без деления на категории) записываю те действия, которые нужно выполнить.

Программа Fusion Desk — очень быстрый и приятный таск менеджер с отличной функцией тайм-трекинга. Во время плотной работы за компьютером, я заношу в него те задачи, которые необходимо выполнить и отслеживаю время выполнения каждой.

Есть ещё замечательный сервис Remember The Milk — который по праву считается лучшим недесктопным GTD органайзером. По функционалу он очень похож на fusion desk (за исключением отслеживания времени).

В скором времени создатели Всё Ли Сделал обещались добавить поддержку RTM. Иными словами, вы сможете набрать номер с сотового, проговорить задачу и она будет добавлена к вашим спискам в RTM. Как только этот функционал будет добавлен, я сделаю Fusion Desk ручкой.

> Справочная информация (пароли, реквизиты, болванки договором и другие файлы, которые регулярно используются) хранится в специальной папке на рабочем столе ноутбука. Бумажные справочные материалы лежат на втором ярусе лотка Ikea Document

> Дополнительные материалы по проектам:

Планы и наброски хранятся в большом блокноте Moleskine Classic формата Large (единственный блокнот в клетку, так как в нём я рисую графики и таблицы)

Файлы хранятся в папке Current Projects. Каждому проекту присваивается свой «порядковый номер», который фигурирует в названиях папок, маркировке записей в блокноте и в общем списке активных проектов (о нём — в следующий раз).

> Список ожиданий

Маленькая красная книжечка (снова Moleskine Volant XSmall формата), в которой я пишу, кто и что должен для меня сделать. Записи делаются в формате «Дата обязательства — суть обязательства — дедлайн». Блокнот просматривается каждое утро и каждый вечер.

=============

Кроме того, у меня есть 2 дополнительные тетради, про которые в системе GTD ничего не сказано:

1. Дневник (Moleskine Cachier Red, раньше был голубой Volant, но он закончился) — в нём я фиксирую всякие интересные наблюдения и просто тренирую слог. Пожалуй, это один из самых правильных самоактуализаторских инструментов. Спасибо Виталию Колеснику и его кусу Changer за такую правильную подсказку.

2. SWIPE файл (Синий Moleskine Volant) — сборник заголовков, кусков продажников, метафор, «формул» и баек, которые просматриваю перед подготовкой к очередному выступлению или написанию текста. Ключевой момент — переписывать всё от руки. Тупой копипаст в вордовский файл или EverNote не даст вам такого результата.

——

На сегодня всё. В следующий раз мы ещё ближе — планирование недели, планирование дня, грязные трюки и тёмные ритуалы.

Удачи вам. Делайте маркетинг и пишите в красивых блокнотиках

—dg

P.S. Ну и ещё раз с удовольствием пиарю моих бартерных партнёров:

Модный Украинский Интернет-Магазин Подарков «Комод» — официальный поставщик молескинов для Антигуру:)

Самый продуктивный вебдванольный российский стартап — Всё Ли Сделал.

P.P.S. Понравилась статья? Поставьте на неё ссылку. Наверняка, среди читателей вашего блога найдутся те, кому эта тема тоже будет крааайне интересна.

Свежие статьи:

• Не все подписчики одинаково полезны. Часть 2.
• Не все подписчики одинаково полезны. Часть 1.
• Три вопроса, которые помогают отсеять шлак и сфокусироваться на главном.
• Подробности Киевского «отстрела»
• Мы закрываемся