>> Заяц в Розовой Юбке на Страже Продуктивности. Часть Третья.

Приветствую,

Продолжаем нашу блокнотную эпопею.

В прошлых статьях я:

• Дал краткий обзор системы
• Подробно рассказал об основных типах информации и принципов распределения заметок по блокнотам

Сегодня поговорим о процедурах, которые помогают сохранять систему в работоспособном состоянии.

 Но, для начала, ещё раз напомню о моих бартерных партнёрах:

1. Интернет-Магазин КОМОД.UA, любезно предоставивший мне два пакета молескинов, которые на днях были в целости и сохранности доставлены в мою уютную норку:

2. Самый продуктивный Веб 2.0 стартап рунета  Всё Ли Сделал, который является практически идеальным «инбоксом» для тех, кто хочет работать в стиле GTD. У парней совершенно адекватная бизнес-модель и именно поэтому они практически с самого начала своего существования начали брать деньги за использование сервиса. 150 рублей в месяц за виртуального секретаря, на мой вкус, совсем не много. К слову, сейчас на блоге samlowry проходит конкурс на лучшую статью о сервисе Всё Ли Сделал. Призов куча — книги и семинары Архангельского, подписка на Evernote и многое другое. Пожалуй, впишусь задним числом, призы я люблю:)

————————-

Итак, процедуры. Тон статьи задаст небольшая цитата:

GTD — самая простая система продуктивности — её легче всего начать осваивать. И её легче всего бросить.

Дэвид Аллен, создатель GTD, в одном из подкастов 43 folders

Действительно, GTD, на первый взгляд, — это очень простая система — сиди себе, да перекидывай заметки по разным категориям. К сожалению, многие начинающие гэтэдэшники не понимают, что на самом деле является ключом к успешному внедрению системы.

Недельный обзор

Самое главное в gtd — еженедельный обзор — регулярная процедура пересмотра всех блокнотов и хранилищ, чистка мусора, подведение итогов прошедшей недели, составление плана на следующую. Без ЕО буквально за 2–3 недели ваша система погрязнет в незавершённых циклах (висяках) и пользоваться ей будет совершенно не реально (проверено на личном опыте, более-менее сносно мне удалось внедрить GTD только с третьего раза)

Недельный обзор занимает у меня от 3 до 3,5 часов. Я делаю его либо в пятницу вечером, либо в субботу с утра. Выглядит это примерно так:

Обзор состоит из двух этапов: расчистка бумаг и расчистка компьютерных файлов. Как я уже говорил в первой статье, работа за двумя разными столами (с ноутбуком и без) поразительным образом уменьшает количество мелких раздражителей и поглотителей времени.

Состав «бумажного» обзора

• Чистка Inbox на диктофоне
• Чистка Inbox в «розовом зайце»
• Актуализация списка активных проектов (подробнее о нём чуть ниже)
• Добавление следующих действий к каждому активному проекту и перенос их в Action Pad
• Лёгкая медитация над блокнотом «когда-нибудь может быть» и выбор тех проектов, которые я начну осуществлять на следующей неделе.
• Заполнение ежедневника и занесение фиксированных встреч в Google Calendar
• Пересмотр записей в «большом чёрном блокноте» — какие-то заметки становятся действиями, какие-то уходят в мусор.

Средняя продолжительность «бумажного» обзора 1,5–2 часа

Состав компьютерного обзора

• Чистка папки Inbox и рабочего стола на ноутбуке
• Перенос материалов по завершённым проектам в папку «Архив»
• Перенос базы данных из смарт респондера в мою программу для email рассылок (возможности смарта не позволяют делать сложные выборки, поэтому для этих целей я использую настольный софт).
• Перенос визиток и продаж в HighRise, актуализация базы контактов
• Актуализация excel файла с текущими проектами

Средняя продолжительность «компьютерного» обзора — 1–1,5 часа

Ключевой момент: еженедельный обзор должен происходить действительно еженедельно.

Планирование дня

За время практикования тайм-менеджмента я встречал несколько десятков подходов к планированию дня — жёсткое, гибкое, смешанное, жизнь без плана и многое, многое другое

Но самая лучшая «формула» была подсмотрена мною у Тима Феррисса в «4 часовой рабочей неделе». Суть процесса — берёте маленький листок бумаги и записываете на нём 3 самых главных дела на день.

Чтобы не было места жульничеству, после вашего выбора задайте себе один простой вопрос: если за весь день я сделаю только эти три вещи, смогу ли я сказать, что день прожит не зря?

Я обработал этот принцип напильником, результатом чего стал бланк-мутант — листок формата А6 (печать на листе А5 в режиме 2 страницы на листе), на котором есть следующие поля:

Date — текущая дата

To-Do’s — список основных задач на день (3 главных выделены пунктиром)

Regula — в этой графе записаны основные принципы продуктивности, на которых мне нужно концентрировать своё внимание. Например, поступающее в инбокс дело, на выполнение которого требуется менее трёх минут, нужно делать сразу. Или ежедневное занесение расходов в 4 конверта.

Agenda / Waiting — фиксированные встречи и задачи, которые для меня кто-то должен сделать именно сегодня.

Expense — фиксация расходов. Вечером они переносятся в сервис 4 конверта (к слову, о сервисах и всяких лайфхаках речь пойдёт в следующей статье)

Ideas — свободное поле, иногда используется как ещё один инбокс.

Скачать шаблон плана на день

Процедура планирования занимает 15–20 минут.

Список активных проектов

Список проектов  — excel файл, в котором содержится краткое описание всех проектов, над которыми на данный момент ведётся работа. Напоминаю, что по методологии GTD проект — это любая задача, для выполнения которой необходимо более двух действий.

Каждый проект имеет свой порядковый номер. Таблица с проектами содежит следующие поля.

• ID проекта
• Название проекта
• Категория проекта
• Цель проекта
• Текущее состояние
• Следующее действие
• Статус проекта 

После недельного обзора я обновляю список активных проектов, чтобы потом его распечатать и таскать с собой до следующего НО.

Скачать шаблон списка проектов

На сегодня всё. В следующей статье цикла мы поговорим моей системе хранения информации на компьютере и всяких мелких лайфхаках.

Удачи вам. И делайте маркетинг.

—dg

P.S. Пожалуйста, не забывайте ставить ссылки на этот и другие посты серии.

P.P.S. Если у вас есть вопросы по моей системе — задавайте в камментах, вполне возможно, что я сделаю отдельный пост с Q&A.