Заяц в Розовой Юбке на Страже Продуктивности. Часть #1

Приветствую,

Ну что, начинаю потихоньку выкладывать ту самую огромную статью про мою систему продуктивности. Труд титанический, так что его результат будет разбит минимум на 5 постов. Написано всё в довольно сухом и пошаговом формате, так как этот материал предназначен не только вам, любимые читатели, но и мне самому (чтобы всегда держать под рукой «конспект» и освежать в памяти главные моменты системы).

Как я уже сказал, статья будет разделена на 5 частей:

1. Обзор системы. Краткое описание каждого инструмента.

2. Как это работает? Разбор процесса прохождения информации сквозь систему и фиксации задач.

3. Система хранения информации на компьютере и работа с электронной почтой.

4. Ритуалы, процессы, фишечки и триксы. Максимальное приближение.

5. Книги, сервисы, дополнительные материалы, ссылки на вспомогательные файлы и шаблоны.

Вполне возможно, что некоторые пункты будут раздроблены помельче. Посмотрим по ситуации.

Итак, поехали.

Часть первая. Обзор системы.

Как вам уже, наверняка, известно, моя система управления рабочей деятельностью построена на основе методологии GTD Девида Аллена (подробнее о ней — в следующей статье цикла).

Важно понимать, что выбор инструментов очень сильно зависит от особенностей той работы, которую вы выполняете в течение дня. Вот мой топ-3:

• Большое количество разнородных задач
• Большой перевес «думательных» задач в сравнении с рутиной
• Относительно свободное расписание — у меня очень мало жёстких встреч, телефон для рабочих разговоров (ну кроме удалённых консультаций) использую исключительно редко. И если звоню, то в основном, чтобы добавить встречу в Google Calendar или заметку в EverNote через виртуального секретаря (это серьёзное улучшение по сравнению с прошлой версией системы, о нём позже).

При разработке системы я держал в голове следующие важные моменты:

• Бумага и компьютер — отдельно. Дома я работаю за двумя столами — на одном стоит ноутбук, на другом лежат бумаги. Если же я попадаю в ситуацию, когда стол один, бумажная работа делается при закрытой крышке ноута, чтобы лишний раз не отвлекаться.
• Как можно больше писать от руки. По скорости получается медленнее, но запоминаешь гораздо больше.
• Инструменты фиксации идей должны быть простыми, удобными и всегда под рукой.
• Система должна быть предельно мобильной и компактной.

На последнем пункте остановимся особо. Несмотря на кажущуюся громоздкость (7 блокнотов — не шутка), моя система занимает места чуть больше, чем обычная 400 страничная книга в твёрдой обложке. Смотрите сами:

Инструменты

В этом блоке я дам короткий обзор девайсов, программ и сервисов, из которых состоит моя система (с коротким комментарием к каждому)

Канцелярия

Качественная канцелярия — очень важный элемент системы. В блокнотах должно быть приятно писать, ручки не должны течь и мазаться, текстовыделители не должны размывать напечатанный на принтере текст.

(Главные Герои) Бумажные блокноты:

Блокнот «Входящие» («Безумный заяц в юбке») — единственный «немолескин» в моём арсенале. В него попадают все входящие мысли, идеи и задачи, которые впоследствии сортируются по другим элементам системы.

Дневник (голубая тетрадь) — ну тут всё понятно. Мысли, наброски, впечатления.

Бизнес-Тренерская тетрадь (синяя тетрадь) — здесь я собираю байки, метафоры всякие разные «формулы» и последовательности.

Еженедельник (маленький чёрный блокнот) — В нём я произвожу планирование недели, указываю «жёсткие» встречи и самые важные задачи каждого дня (не больше трёх, в идеале 2)

Action Pad (коричневый блокнот) — блокнот со списком «следующих действий»

Большой и чёрный стратегический блокнот — основной рабочий инструмент, который содержит в себе планы и наброски по проектам, а также списки действий на «Когда нибудь/может быть» (фильмы на просмотр, книги на прочтение и.т.д.)

Маленькая красная книга ожиданий — в неё заносятся все те, кто должен для меня что-то сделать:)

/* Xtremely Limited Once-In-A-Lifetime-Special-Offer

Коллеги-продавцы блокнотов (особенно молескинов). Я тут подумал и решил, что мне будет интересен бартер. Чтобы не быть голословным — к примеру, за наборчик Moleskine Color a Month и ещё пару ассортиментных позиций я с радостью поставлю на вас ссылочку, и, в нагрузку, дам экспресс-консультацию по тому, как вам продавать больше молескинов:). Пишите через эту форму.

Xtremely Limited Once-In-A-Lifetime-Special-Offer */

Другая канцелярия

• Текстовыделитель (какого-то предпочтения в цветах у меня нет, что под руку попадётся, то и использую)
• Липкие закладки
• Чёрные ручки. Раньше это были гелевые «пилоты». Теперь у меня новый фаворит — японцы Uni.
• Листы А5
• Простой карандаш (обычный, механические не люблю)
• 2 Канцелярские папки формата А5 (текущие бланки и справочная информация).
• Самоклеящиеся листочки (формат — 24 наклейки на А4 странице) — более практичная альтернатива рекомендованной Девидом Алленом машинке для наклеек.
• Лоток для бумаг Ikea Document
• (Самое главное) Мусорная корзина
• Скоросшиватели и файлики и прочая мелочёвка

Технические средства:

Сотовым для разговоров я почти не пользуюсь — основное его предназначение —передача голосовых команд во Всё Ли Сделал.

Диктофон Olympus WS-110 — походный инбокс — записываю на него идеи и мысли в те моменты, когда писать от руки проблематично (например, на ходу).

Формы и бланки

Список активных проектов — Excel файл с маркировкой и кратким описанием проектов, над которыми я сейчас работаю..

Бланк плана на день — выжимка самого главного, расписание фиксированных по времени событий, фиксация расходов

Программное обеспечение и веб сервисы:

Всё ли сделал . ру  Мой новый любимчик — сервис, который позволяет голосом через мобильный телефон добавлять встречи в google calendar, слать имейлы по контактам из адресной книги, добавлять заметки в evernote.

К примеру, я набираю с сотового номер системы, говорю «гугл календарь завтра встреча с васей в 12 часов» и через пару секунд встреча волшебным образом появляется в моём гугл-календаре. В следующих блоках расскажу о сервисе подробнее, он того стоит.

MindManager 8 — софт для создания ментальных карт. Последняя версия, честно говоря, не понравилась — много лишнего. Активно пробую вместо него раскручивающийся ныне Xmind — посмотрим, что выйдет.

FusionDesk — таск-менеджер в стиле GTD. Использую его для контроля задач, которые выполняются на лэптопе. Софт удобен встроенным тайм-трекингом. Программа неплохая, но временная, так как вскоре vselisdelal добавят поддержку великолепного таск-сервиса Remember The Milk и тогда начнётся совсем другая история:)

Evernote — софт и одновременно веб сервис для хранения заметок, скриншотов и прочих обрывков информации. По совету друзей перешёл на него с Microsoft One Note

Google Calendar — используется для фиксации задач с определённым временем и сроком выполнения. Встречи, дни рождения и.т.д.

Gmail — мне таки удалось отказаться от настольных аппликаций и настроить почту от гугла удобным мне образом (подробности в следующих статьях)

Genie Backup Manager — как несложно догадаться, программы для бэкапа. Удобный интерфейс, вменяемая цена.

На сегодня всё. В следующей части я подробно расскажу о том, каким образом обрабатывается входящая информация и в какой из блокнотов что записывается. Не переключайтесь.

Хороших выходных

—dg

P.S. Впечатлениями и вопросами можно делиться в комментариях.

P.P.S. Буду очень рад кросс-посту этой статьи:)