Молескины, планирование и всё такое

Итак, долгожданная статья про блокноты Moleskine, тайм-менеджмент и планирование.

Для затравки — лёгкая прелюдия:
Чтобы всерьёз озаботиться темой управления временем достаточно сделать одну простую вещь — нагрузить себя таким количеством разных интересных и важных задач, которые вы просто не в состоянии выполнить в текущем ритме жизни. Тогда вот и рождается то самое состояние злости на себя из-за того, что ты «не можешь, не успеваешь, тупишь, зависаешь, тормозишь, разбазариваешь время, тратишь жизнь впустую» и далее по тексту.

Так вот, ощущение «блин, я ничего не успеваю» возникло у меня примерно 2 года назад — как-то совершенно неожиданно в жизни появилось такое количество мегазанимательных вещей, на которые убийственно не хватало времени. И тогда я всерьёз решил заняться ентим самым таймменеджментом.

Сначала, как настоящий тру консьюмер, я побежал в магазин и накупил разных книг про расстановку приоритетов, планирование дня, самомотивацию — всё как положено. От Кови до Архангельского. Полный комплект. Советы помогали, но незначительно. Чуть-чуть быстрее, чуть-чуть правильнее, чуть-чуть меньше устаёшь — но я понимал, что всё это не то. Нужен был level up — КАРДИНАЛЬНОЕ повышение эффективности, а не «жалкие» приросты производительности.

Через полгода раскопок я добрался-таки до того, что мне нужно. Концептуальный фундамент заложил Тим Феррис и его 4 hour workweek. А основу инструментария дал Девид Аллен в своей книге Getting Things Done («Как привести дел в порядок»). Не могу сказать, что использую GTD в чистом виде — некоторые элементы этой системы кажутся мне излишне мелкими и узколобыми. Но, в целом, концепция очень сильная. Вот основные установки, которые я позаимствовал из книги Девида:

1. Одно хранилище для всей входящей информации

2. Проект — это задача, для решения которой требуется больше одного активного действия

3. И (возможно, самое главное) — процесс планирования должен доставлять тактильное и эстетическое удовольствие — дорогие блокноты с качественной бумагой, разноцветные рюшечки, хорошая канцелярия — коллеги, вы даже не представляете КАК ЭТО ВАЖНО.

Главная цель моей системы управления задачами — добиться состояния «чистой головы» — то есть не думать постоянно о том, что надо сделать. 

Для планирования я использую следующие инструменты:

• Блокнот «Входящие»
• Маленький еженедельник Moleskine
• Большую записную книжку Moleskine
• Разноцветные закладки-ярлычки

 Групповая фотография:

Теперь давайте о каждом инструменте поподробнее

1. Блокнот «Inbox»

В нём я фиксирую все приходящие в голову идеи, записываю цитаты, набрасываю черновые схемы и планы. Этот блокнот — точка сбора всех входящей информации.

Смешная цитата? — в Инбокс

Новая задача? — в инбокс

Идея по проекту? — в инбокс

Сочинил матерный стишок? — В инбокс

После попадания в блокнот входящая информация расшифровывается и, либо выкидывается за ненадобностью, либо перераспределяется в систему напоминаний.

Ключевой хинт (!!!!!) — блокнот должен быть либо на пружине либо с перфорацией. Вечером каждого дня я переписываю информацию из блокнота в еженедельник или соответствующие разделы записной книжки. Листы, с которых я переписал, вырываются, чтобы потом не вводить меня в заблуждение и не заставлять читать одно и то же по второму разу. Именно по причине отсутствия пружинок, я не использую блокноты Moleskine в качестве инбокса  — их серия Journalist, увы, имеет только 20 последних перфорированных страниц.

Из-за обилия мыслей и размашистого почерка одного блокнота хватает, в среднем, недели на две. Идём дальше.

2. Маленький еженедельник Moleskine

У меня немного встреч, да и вообще дел, жёстко привязанных к какому-либо сроку, я особо не держу — так что ежедневник мне совершенно не нужен.

Для просмотра жёстко привязанных ко времени задач мне более чем достаточно одного разворота на неделю. В левой части разворота находится область для записи встреч с разбивкой по дням. Места немного, но мне его вполне хватает — всё таки я не корпоративная крыса, у которой в 10 встреча с супервайзером, в 12 обсуждения стратегии развития бренда на совещании корпоративной антикризисной комиссии, в 14 — презентация бюджета, а в 16 ещё какая-нибудь нелепость. За неделю у меня не больше 3—4 встреч. Действительно важных встреч. Всё остальное — е-мэйлом (по телефону я тоже практически не разговариваю).

В правую часть разворота я переношу из записной книжки самые главные задачи на неделю. Например, написать статью в Sales Business, доделать программу семинара, проконсультироваться с юристом по поводу создания договора на копирайтинг с отчислением процента от продаж и.т.д.

3. Большой Moleskine
Записная книжка, в которой проходит основная часть моей работы. Объём информации в ней достаточно велик, поэтому я озаботился созданием системы категорий, которая облегчит мне быстрый и удобный поиск нужных записей. Для этой цели я использую наклеечки четырёх цветов:

Зелёный — список активных действий по проектам. Кроме того, у каждого проекта есть маркировка, которая пишется на закладочке. Например:

#8–194 — сделать прививку коту

#8–195 — подготовить слайды для выступления на ProdExpo 2009

#8–196 — Сделать аудиокурс по email маркетингу

Как вы уже заметили, проекты не сгруппированы по контекстам, а идут сплошняком. Это одна из интересных фишек GTD.

Жёлтый — @Someday — спиcки когда-нибудь/ может быть — книги, которые надо прочитать, фильмы, которые надо посмотреть, всякие несрочные письма которые надо написать умным людям (тому же Тиму Феррису, Гаю Кавасаки и.т.д.), навыки которые надо прокачать (к примеру, основы vba программирования, продвинутые функции excel 2007, декоративное манипулирование игральными картами)

Оранжевый — Разделы, которые я регулярно просматриваю (справочная информация) — интересные цитаты и метафоры, списки добродетелей, блок схемы системы продуктивности и работы с информацией и kheubt материалы, к которым я часто обращаюсь для того, чтобы освежить в памяти или дополнить.

Малиновый — @Waiting — списки ожиданий. Фрилансер должен прислать логотип на утверждение, программист должен дописать скрипт автоматизации оплаты и следующей за ним подписки на follow up серию писем (дада, я настолько ленив:)), Вася попросил 100 wmz на неделю, Аня обещала принести книгу по Типографике — это всё сюда, в списки ожиданий.

Что дальше?
Естественно, текущая версия системы не идеальна и поэтому я постоянно провожу сплит-тестинг, чтобы определить, какой элемент можно улучшить:

Большой еженедельник против маленького еженедельника (маленький)

Блокнот Inbox размером с еженедельник против блокнота размером с большую записную книжку (с еженедельник)

Большая записная книжка Moleskine против маленькой записной книжки Moleskine (этот тест следующий на очереди)

Коллеги, материал получился очень объёмным. Но это далеко не всё, что я могу сказать по этому поводу. Есть ещё работа с электронной почтой, структурирование файлов на компьютере и прочие суперинтересные фишки. Писать об этом или нет? Высказывайтесь в комментариях.

Кстати, если меня читают дистрибьюторы Moleskine в России, то я с радостью готов обсудить условия Product Placement:)

Всем удачи. Делайте маркетинг

P.S. Понятное дело, что статья написана для конкурса. Понимаю, что призовому Moleskine на линовку не смотрят, но если бы это был еженедельник большого формата (Large) в мягкой обложке — было бы архиздорово. Альтернативный вариант — мягкая «двойка» Volant сиреневого цвета.

P.P.S. Ну а чтобы окончательно убедиться в том, что я полный псих, посмотрите на новую коллекцию Christian Lacroix, от которой я прусь со вчерашнего дня. Мужская — не особо, но вот платья некоторые восхитительно хороши.

—dg